Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

In deze regeling worden de volgende definities gehanteerd:

Bevoegde autoriteit

De bevoegde autoriteiten als bedoeld in artikel 2c Wet bescherming klokkenluider, te weten: de Autoriteit Consument en Markt; de Autoriteit Financiële Markten; de Autoriteit Persoonsgegevens; De Nederlandsche Bank N.V.; het Huis voor Klokkenluiders als bedoeld in artikel 3 Wet bescherming klokkenluiders; de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd; de Nederlandse Zorgautoriteit; de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming en eventueel nader bij AMvB aan te wijzen organisaties en bestuursorganen.

Degene die een melder bijstaat

Een persoon die een melder adviseert in het meldingsproces in een werkgerelateerde context en wiens advisering vertrouwelijk is.

Maatschappelijk belang

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding als de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen van de melder raakt en sprake is van ofwel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is.

Melder

Een natuurlijk persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten een vermoeden van een misstand meldt of openbaar maakt. Naast werknemer kan melder ook een externe persoon zijn, zoals een cliënt, opdrachtnemer, leverancier en andere derden die met werkgever samenwerken.

Melding

Melding van een vermoeden van een misstand.

Misstand

Een misstand is, hetzij een schending of gevaar voor schending van het Unierecht, dan wel een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is:

• door een schending of gevaar voor schending van een wettelijk voorschrift of van interne regels van de werkgever (welke regels een concrete verplichting inhouden en op grond van een wettelijk voorschrift zijn vastgesteld door de werkgever) of
• die een gevaar vormt voor de volksgezondheid, de veiligheid van personen, de aantasting van het milieu of het goed functioneren van de onderneming van de werkgever of
• een schending of gevaar voor schending van het EU-recht.

Schending van het Unierecht

Een handeling of nalatigheid die of:

• onrechtmatig is en betrekking heeft op EU-handelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van EU-richtlijn 2019/1937 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen, of
• het doel of de toepassing ondermijnt van de regels in de Uniehandelingen en beleidsterreinen die binnen het in artikel 2 van EU-richtlijn 2019/1937 bedoelde materiële toepassingsgebied vallen.

Vermoeden van een misstand

Het vermoeden van een melder dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand, voor zover het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden die voortvloeien uit de kennis die de melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

Werkgerelateerde context

Toekomstige, huidige of vroegere werkgerelateerde activiteiten waardoor, ongeacht de aard van die werkzaamheden, personen informatie kunnen verkrijgen over misstanden en waarbij die personen te maken kunnen krijgen met benadeling indien zij dergelijke informatie zouden melden.

Werkgever

De Jong & Laan Beheer B.V. en haar dochtervennootschappen.

Werknemer

Degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid verricht of degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht (bijv. stagiairs, zelfstandigen zonder personeel, partners, bestuurders, toezichthouders) voor werkgever.

2. Het doen van een melding

1. Iedere melder die een vermoeden van een misstand heeft, kan dat vermoeden op de hieronder vermelde wijze melden.
2. We moedigen aan om een misstand intern te melden, zodat we deze intern kunnen oplossen. Onze interne vertrouwenspersoon is Steven Akse, Privacy Officer. Melden kan via een mail naar vertrouwenspersoon@jonglaan.nl of telefonisch via 06-52094281.
3. Je mag een vermoeden van een misstand ook rechtstreeks extern melden bij de externe vertrouwenspersonen:
   • Chiene Hulst: chienehulst@externevertrouwenspersonen.nl, 06-45434266
   • Jan Doldersum: jan@doldersum-in-vertrouwen.nl, 06-12042893
4. Als de melder een redelijk vermoeden heeft en hij het vermoeden kenbaar maakt dat de interne vertrouwenspersoon bij de vermoede misstand is betrokken, wordt de melding niet bij de interne vertrouwenspersoon gedaan, maar bij de externe vertrouwenspersoon.
5. Een melding kan worden gedaan: per brief, per e-mail, telefonisch, via een spraakberichtsysteem aan de in artikel 2.2 en 2.3 genoemde functionarissen, of door middel van een gesprek, op verzoek en binnen een door de vertrouwenspersoon te bepalen redelijke termijn, op een nader te bepalen locatie met de in artikel 2.2 en 2.3 genoemde persoon.
6. De melder dient bij de melding een (privé) woon- en/of (privé) e-mailadres en telefoonnummer te verstrekken waarop de melder via post en/of e-mail en telefonisch bereikbaar is in het kader van de melding.
7. Een misstand kan ook anoniem gemeld worden via het formulier in de bijlage van deze regeling. Het formulier kan verstuurd worden naar OneLane t.a.v. RvB office, Kon. Wilhelminaplein 30, 1062 KR Amsterdam.
8. Het vermoeden van een misstand moet zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij de werkgever heeft opgedaan of die voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie die werkzaamheden voor of ten behoeve van de werkgever uitvoert.
9. De melder verstrekt bij de melding zo veel mogelijk de informatie waarover hij in dat verband beschikt.
10. Ook kan je een externe melding direct doen bij een bevoegde autoriteit via de meldprocedures zoals vermeld staat op de verschillende websites van de bevoegde autoriteiten.

3. Eventueel vertrouwelijk advies

1. Iedereen die een vermoeden van een misstand heeft, kan daarover in vertrouwen advies inwinnen, raadplegen en verzoeken om bijvoorbeeld informatie, overleg en ondersteuning.
2. Vertrouwelijk advies inwinnen kan bij de vertrouwenspersoon.
3. Waar relevant kan vertrouwelijk advies tevens worden ingewonnen bij het Huis voor Klokkenluiders.

4. Behandeling van de melding

1. De melding wordt bij de ontvangst opgenomen in een daarvoor ingericht register.
2. De melding wordt onderzocht en opgevolgd door een daartoe aangewezen onafhankelijk functionaris.
3. Op de ontvangst, beoordeling, het onderzoek en de opvolging van een melding is de Procedure Klokkenluidersregeling van toepassing. Deze procedure beschrijft de werkwijze, rollen, verantwoordelijkheden en waarborgen die bij de behandeling van een melding worden gevolgd.
4. Als de melding mondeling wordt gedaan, wordt door de vertrouwenspersoon hetzij een schriftelijk verslag van het overleg gemaakt, hetzij een opname gemaakt van het overleg. Voor een opname van het overleg is voorafgaande instemming van de melder nodig. De vertrouwenspersoon legt dit schriftelijk ter accordering aan de melder voor. De melder wordt in de gelegenheid gesteld schriftelijk te reageren op een eventuele schriftelijke weergave van het overleg.
5. De ontvangst van de melding wordt uiterlijk binnen zeven dagen na de ontvangst bevestigd aan de melder, door toezending van een schriftelijke bevestiging aan het door de melder verstrekte (privé) woon- of e-mailadres. De ontvangstbevestiging bevat bij voorkeur een zakelijke beschrijving van de melding en een afschrift van de melding of van de schriftelijke weergave van de melding als die mondeling is gedaan.
6. Tenzij de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melding onderzocht door een of meer perso(o)n(en) die niet direct betrokken is/zijn geweest bij de gemelde feiten.
7. Indien de melding niet is gebaseerd op redelijke gronden of op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een misstand, wordt de melder daarover schriftelijk geïnformeerd, met toelichting van die vaststelling.
8. De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wordt/worden geïnformeerd over de melding, tenzij dat niet in het belang van het onderzoek wordt geacht.
9. Binnen ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging wordt aan de melder informatie verstrekt over de beoordeling en voor zover van toepassing de status van de opvolging van de melding.
10. De persoon of personen op wie de melding betrekking heeft, wordt/worden ten minste gelijktijdig als de melder op grond van artikel 4.8 geïnformeerd over de beoordeling en voor zover van toepassing de opvolging van de melding.

5. Geheimhouding

1. Iedereen binnen de organisatie die betrokken is bij een melding of bij het onderzoek naar een vermoeden van een misstand en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijke karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, met uitzondering van enig wettelijk voorschrift dat hem tot mededeling verplicht of wanneer uit zijn taak bij de uitvoering van deze wet de noodzaak tot mededeling voortvloeit.
2. Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen: gegevens over de identiteit van de melder en van de identiteit van degene aan wie de misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie over een bedrijfsgeheim.
3. De identiteit van een melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de melder kan worden achterhaald, wordt vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gedeeld met personen voor wie kennis daarvan noodzakelijk is voor de zorgvuldige behandeling van de melding. De identiteit van de melder wordt niet bekendgemaakt zonder diens instemming.
4. Indien de melder anoniem meldt of aangeeft anoniem te willen blijven, wordt de melding zodanig behandeld dat de anonimiteit zo veel mogelijk wordt gewaarborgd.
5. Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek naar de melding of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt de melder daarvan zo veel mogelijk vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.
6. We hanteren voor het verwerken van persoonsgegevens de uitgangspunten zoals opgenomen in onze Privacy Statement, welke te vinden is op onze website.

6. Bescherming van de melder

1. De melder zal tijdens en na de behandeling van een melding niet worden benadeeld als gevolg van de melding, onder de voorwaarde dat de melder redelijke gronden had om aan te nemen dat de gemelde informatie over het vermoeden van een misstand op het moment van de melding juist was. De redelijke gronden moeten voortkomen uit eigen waarnemingen of ervaringen. Documenten (e-mails, rapporten, systemen) en andere informatie verkregen in de werkcontext kunnen het redelijk vermoeden verder onderbouwen.
2. Het verbod op benadeling omvat tevens iedere dreiging met of poging tot benadeling in verband met de melding. De werkgever treft passende maatregelen om de melder te beschermen tegen benadeling en tegen het onnodig bekend worden van diens identiteit. Deze bescherming geldt ongeacht of de melding met naam of anoniem is gedaan, voor zover aan de wettelijke voorwaarden voor bescherming is voldaan.
3. Onder benadeling in de zin van artikel 6.1 wordt onder meer verstaan het nemen van een benadelende maatregel door de werkgever naar de melder, zoals ontslag of schorsing (anders dan op eigen verzoek) of het opleggen van een boete (als bedoeld in artikel 7:650 BW).

7. Publicatie van deze regeling

Deze regeling is gepubliceerd op het intranet en de website van OneLane.

8. Toepasselijk recht

Op deze regeling is Nederlands recht van toepassing.

9. Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking vanaf 1 oktober 2026, nadat de ondernemingsraad hiermee heeft ingestemd op 22 september 2026, en vervangt alle tot dan toe geldende interne en externe procedures en regelingen. De regeling kan van tijd tot tijd worden aangepast. Meldingen gedaan of ingediend vóór aanpassing van de regeling worden altijd afgehandeld volgens de regeling die gold ten tijde van de indiening van de melding.

Versie: 24 september 2026